SOP适用范围与目标
本SOP适用于品牌RWA黑马100创业沙龙全流程，目标为提升签约转化率20%，实现流程标准化、责任明晰、风险可控。
1个目标
签约转化率提升20%
2重保障
标准化动作库+数字化看板
3级闭环
执行→质检→迭代
业务执行核心角色
政务专员
申请、信息收集、归档
商务专员
嘉宾邀约、跟进
宣传/设计
宣传物料、新闻
信息中心
信息录入、归档
场务专员
场地、签到、拍摄
商务总监
审批、复盘
业务日常工作流
| 角色 | T0 沙龙申请日 |
T1 第1工作日 |
T2 第2工作日 |
T3 第3工作日 |
T4 第4工作日 |
T5 会议日 |
会后 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 政务专员 | |||||||
| 商务专员 |
|
||||||
| 宣传部/设计部 | |||||||
| 信息中心 | |||||||
| 场务专员 |
|
||||||
| 商务总监 | |||||||
业务全局审批图
政务专员（申请、信息收集、归档）
商务总监（审批、复盘）
宣传部/设计部（宣传物料、新闻）
信息中心（信息录入、归档）
场务专员（场地、签到、拍摄）
上级/宣教中心（抄送/宣教）
注：每个色块为一个角色分组，节点为关键业务环节，箭头为流转方向，虚线为跨阶段流转。
关键环节工作要点
环节一：沙龙申请阶段（第一个工作日）
| 步骤 | 责任人 | 优化要点 |
|---|---|---|
| 申请单提交 | 政务专员 |
新增主题关键词、预计人数、特殊需求字段 常规/重大场次双轨审批，重大场次需集团VP会签 强制确认机制：1h内回复"已接收"，超时自动提醒 |
| 宣传资料制作 | 宣传部 |
2小时内分阶段交付（1h内3版初稿，1.5h定稿） 设计标准清单化（KV、二维码、动态数据等） 三方确认（宣传部→政务专员→商务总监）邮件留痕 |
风险点：审批超时、资料不规范、信息遗漏
保障措施：自动提醒、表单必填校验、邮件留痕
保障措施：自动提醒、表单必填校验、邮件留痕
环节二：嘉宾筹备阶段（第二~四个工作日）
| 步骤 | 责任人 | 优化要点 |
|---|---|---|
| 嘉宾管理 | 商务专员/总监 |
A类嘉宾（高意向）总监亲自对接，B类标准流程 AI评分系统预筛选 48h/24h多轮确认，候补名单120%超额邀请 |
| 信息登记 | 政务专员+信息中心 |
在线表单必填校验，关注领域/股权结构下拉 自动生成嘉宾证件、同步签到系统 周四18:00前完成，超时标记影响KPI |
| 文件标准化 | 宣传部 |
主持稿三段式结构，互动节点明确 签约背景板双版本（电子/实体） 分发清单新增法务、酒店项目经理 |
风险点：嘉宾邀约失误、信息采集不全、文件分发遗漏
保障措施：AI筛选、表单校验、分发清单、KPI挂钩
保障措施：AI筛选、表单校验、分发清单、KPI挂钩
环节三：现场执行阶段（第五个工作日）
| 区域/环节 | 优化标准 |
|---|---|
| 签到区 | VIP/普通双通道，RWA项目手册立架，现场样品展示 |
| 主会场 | 设备四重检查（音响、PPT、物资、网络），关键时间点责任到人 |
| 茶歇区 | 普通区/ VIP区分级供应，VIP区有定制伴手礼 |
| 会议流程管控 | 视频离线备份，编号存储，PPT模板标准化，签约仪式双人确认，法务盖章，摄影师特写 |
风险点：设备故障、嘉宾缺席、流程失控
保障措施：备用设备、候补名单、流程管控表、法务驻场
保障措施：备用设备、候补名单、流程管控表、法务驻场
环节四：会后跟进阶段（24h-72h）
| 客户类型/模块 | 执行动作/标准 |
|---|---|
| S级客户 | 24h内寄合同+感谢函，48h内需求拆解表 |
| A级客户 | 当晚晚宴，72h内定制合作方案 |
| B级客户 | 每周行业报告，加入资源池微信群 |
| 复盘归档 | 到场率/转化率/成本产出强制分析，失败案例库，三部门会签优化，电子档案目录标准化 |
风险点：客户流失、归档不全、复盘流于形式
保障措施：分级跟进、归档模板、复盘机制、数据驱动
保障措施：分级跟进、归档模板、复盘机制、数据驱动
工具与机制保障
数字化与工具赋能
- AI评分系统：嘉宾预筛选，提升邀约精准度
- 在线表单：信息采集自动校验，减少人工错误
- 数字化看板：实时监控关键节点，自动预警
- 自动归档：嘉宾证件、签到、合同、视频等一键归档
保障机制与风险防控
- 设备故障：酒店工程部+备用设备清单（投影仪2台、麦克风4支）
- 嘉宾缺席：候补名单+主持人即兴互动
- 法律风险：法务部驻场处理合同争议
- 质量飞检：主KV抽检、法务备份件、客户信息回访
会后复盘与持续优化
- 每周 SOP 复盘：根据数据和案例库，持续优化流程
- 责任到人：每个关键节点明确责任人，KPI挂钩
- 标准化动作库：所有操作有标准动作指引，便于新成员快速上手
- 失败案例库：未达标场次强制提交问题根因分析，优化需三部门会签